Ο Απόστολος Καφτάνης γεννήθηκε στις 15 Μαϊου 1969 στην Κόρινθο.
Είναι πτυχιούχος καθηγητής φυσικής αγωγής (Τ.Ε.Φ.Α.Α. Αθηνών) και κάτοχος διπλώματος Uefa B.
Ασχολείται με την προπονητική από το 2001, όταν και εργάστηκε στα τμήματα υποδοχής του “Α.Ο. Βριλησσίων” μέχρι το 2008.
Την επόμενη διετία συνέχισε στις Ακαδημίες της “Α.Ε. Χαλανδρίου¨, ενώ από το 2010 έως το 2012 ήταν προπονητής στις ακαδημίες του “Α.Σ. Αθηναϊκός”, αλλά και γυμναστής στην πρώτη ομάδα.
Από το 2012 μέχρι το 2017 συνέχισε την προπονητική στις ακαδημίες της “Διάνα Ηλιούπολης”, ενώ το 2014 παράλληλα ανέλαβε και το εφηβικό τμήμα του Ολυμπιακού Αλίμου.
Από το 2017 έως το 2023 ήταν προπονητής του ανδρικού τμήματος του Α.Ο. Καλαμακίου